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Conditions générales

Vous avez des questions ?

Les présentes conditions générales font partie intégrante du contrat d’utilisateur qui a été signé dans le passé entre la société de titres-services Actief SA et le particulier.  

Pour les nouveaux contrats d’utilisateur – conclus après l’instauration des frais administratifs –, les conditions générales suivantes seront intégrées dans le contrat d’utilisateur.  

À partir du 01/05/2022, Actief SA (société de titres-services) sera obligée de facturer des frais administratifs dans les régions de Flandre et de Bruxelles. Compte tenu de l’augmentation sans précédent des coûts salariaux, des indexations, des charges patronales, des formations complémentaires, etc., Actief SA a été contrainte de suivre le secteur et de facturer des frais administratifs à ce titre. Ces frais administratifs sont des frais forfaitaires, indépendants du nombre de prestations effectuées chez le particulier, c’est-à-dire que des frais fixes seront facturés pour chaque mois au cours duquel l’aide-ménager(ère) aura effectué au moins une (1) prestation (en cas de paiement par domiciliation).  

Les frais administratifs s’élèvent à 6,65 € par mois ou 80 € par an.   

Le particulier a le choix suivant en matière de paiement :  

  • soit qu’il opte pour une domiciliation,  
  • soit qu’il opte pour une facturation annuelle.  

 Si le particulier opte pour une domiciliation (en signant un mandat), ce montant s’élèvera à 6,65 € par mois. Cette domiciliation ne sera appliquée que si l’aide-ménager(ère) a effectué au moins une prestation chez le particulier au cours du mois précédent. Si, au cours du mois précédent, aucune prestation n’a été effectuée chez le particulier (par exemple maladie de l’aide-ménager(ère) ou maladie du particulier), aucuns frais ne seront facturés pour ce mois. Si une ou plusieurs prestations ont été effectuées au cours du mois précédent, des frais administratifs de 6,65 € seront facturés par domiciliation. 

Si le particulier opte pour une facturation annuelle, il recevra une facture annuelle d’un montant total de 80 € dans le courant du mois de janvier. Pour l’année 2022 en cours, la facture adressée au particulier sera établie au prorata des mois restants jusqu’à la fin de l’année (2022).Le même principe de prorata sera appliqué aux particuliers qui s’inscrivent après le mois de janvier et qui optent pour la facturation. Lorsqu’il opte pour la facturation annuelle, le particulier peut choisir de recevoir la facture par courrier ou par e-mail. Si l’on opte pour la facturation, ce montant ne sera pas récupérable, quelle que soit la raison de la résiliation anticipée éventuelle.  

La différence entre la domiciliation et la facturation est qu’avec la domiciliation, un montant mensuel de 6,65 € est facturé si des prestations ont été effectuées au cours du mois précédent. Avec la facturation, le particulier paie la facture annuelle à l’avance. En cas de facturation annuelle, le particulier ne pourra jamais récupérer sa contribution, même si sa collaboration avec Actief SA s’arrête, que l’aide-ménager(ère) est malade pendant une longue période ou qu’il est lui-même absent pendant une longue période, etc.  

Les factures doivent être payées dans les 14 jours civils qui suivent la date de facturation. Si la facture n’est pas payée dans les 14 jours civils, cela correspondra à une résiliation unilatérale du contrat par le particulier.   

Si les frais administratifs devaient augmenter à l’avenir, Actief SA reprendrait contact avec le particulier, à moins qu’il ne s’agisse d’une décision gouvernementale imposant une augmentation obligatoire de ces frais. 

FAQ

Pourquoi Actief applique-t-elle des frais administratifs obligatoires ? 

Pratiquement toutes les autres sociétés de titres-services facturent des frais administratifs dès le départ. Nous avons reporté cette décision autant que possible, mais en raison de la hausse sans précédent des coûts, nous nous voyons également contraints de suivre les principes applicables au niveau sectoriel : à partir du 01/05/2022, Actief Titres-Services facturera également des frais administratifs dans les régions de Flandre et de Bruxelles. Nous avons pris cette décision, afin de continuer à nous occuper au mieux de vous et de votre aide-ménager(ère). Nous mettons tout en œuvre en vue de planifier votre aide-ménager(ère) habituel(le) de manière optimale et de garantir une parfaite administration.   

Nous voulons continuer à prendre soin de nos aide-ménagers(ères) en gardant leur rémunération attractive. Nous négocions actuellement avec nos partenaires sociaux, afin d’adapter les conditions salariales et d’introduire des chèques-repas. Nous ne cessons de redoubler d’efforts, afin de maintenir la satisfaction de notre équipe d’aide-ménagers(ères) et de continuer à embaucher de nouvelles recrues.

Les autres sociétés de titres-services facturent-elles également des frais administratifs ?

Une très large majorité des sociétés de titres-services facturent des frais supplémentaires. Les montants annuels varient généralement entre 80 et 150 euros voire plus parfois.  

Chez Actief, nous optons délibérément pour des coûts aussi bas que possible et nous laissons nos clients choisir entre 2 possibilités de paiement (domiciliation mensuelle ou facture annuelle (au prorata)). Par ailleurs, nous tenons compte des prestations effectives au cours du mois, avant de prélever les frais par domiciliation. Les clients qui choisissent de payer par domiciliation ne paient des frais administratifs que si l’aide-ménager(ère) a effectué au moins 1 prestation au cours du mois précédent.

La facturation de ces frais administratifs est-elle bien légale ?

Oui, la facturation de frais est légale dans les régions de Flandre et de Bruxelles. Vous pouvez (re)lire la législation en toute transparence sur le site web de Sodexo.

Actief peut-elle modifier un contrat qui a été signé dans le passé ?

Une entreprise peut modifier unilatéralement les conditions d’un contrat. Nous sommes toutefois tenus d’informer le client de cette modification au préalable et de lui donner la possibilité de résilier le contrat. Nous l’avons fait / le faisons par courrier / e-mail.

Qu’en est-il si je ne marque pas mon accord avec les nouvelles conditions ?

Dans le cas d’une modification unilatérale des conditions, chaque client est libre de mettre fin à sa collaboration avec Actief NV/SA et d’appliquer le délai de préavis standard.

Quel est au juste le montant des frais administratifs et puis-je faire mon choix entre plusieurs possibilités de paiement ?

Oui, Actief propose 2 possibilités de paiement : 

  • Par domiciliation de 6,65 EUR/mois, le paiement n’étant perçu que le mois suivant celui au cours duquel les prestations ont été effectuées. En l’absence de toute prestation, aucun paiement ne sera encaissé. 
  • Versement d’un montant fixe de 80 EUR/année civile à payer au préalable au début de la nouvelle année. Les nouveaux clients qui s’inscrivent aux titres-services plus tard dans l’année paient ce montant au prorata des mois restants dans l’année civile. Ce montant n’est pas remboursable.  

Nous laissons à tout le monde la possibilité de choisir, car nous souhaitons limiter au maximum les coûts administratifs pour nos clients. Si vous optez pour la domiciliation, vous ne payez les frais administratifs que lorsque votre aide-ménager(ère) a effectué au moins 1 prestation au cours du mois précédent. 

Puis-je modifier mes préférences de paiement par la suite ?

Si vous souhaitez modifier le mode de paiement choisi, veuillez contacter votre consultant Actief.

Quand et comment les frais administratifs sont-ils facturés ?

Clients qui optent pour la domiciliation
Après la signature du mandat, le paiement se déroule automatiquement aux environs du 10e jour du mois, uniquement lorsqu’un(e) aide-ménager(ère) a effectué des prestations au cours du mois précédent. En l’absence de toute prestation au cours du 1er mois, des frais ne sont pas facturés au cours du 2e mois. Il s’agit donc du mode de paiement le plus avantageux. 

Clients qui optent pour la facturation
Les clients qui ne souhaitent pas payer par domiciliation reçoivent une facture au mois de janvier de chaque année civile. En cas de recours aux titres-services en milieu d’année, le montant est calculé au prorata et facturé au moment en question. 

Dois-je encore envoyer le mandat de domiciliation à la banque ?

Si vous choisissez de payer par domiciliation, nous vous faisons parvenir un mandat à cet effet. Il vous suffit de renvoyer le mandat dûment complété et signé à votre agence Actief. Nul besoin de prendre toute autre disposition avec votre banque. Nous nous en chargeons nous-mêmes.

Sur le mandat de domiciliation, il vous est demandé de renseigner une référence de mandat et un numéro de contrat. Que dois-je compléter ?

En tant que client, vous n'avez rien à renseigner ici vous-même, ces informations seront renseignées par Actief. Vous pouvez remplir le reste des informations. 

Comment vais-je recevoir ma facture ?

Dans le cadre de la sensibilisation à l'environnement et la digitalisation, nous vous enverrons votre facture par é-mail. Si vous ne disposez pas d'une adresse électronique, nous vous enverrons exceptionnellement une facture papier par la poste.

Quel est le délai de paiement ?

Actief NV/SA applique un délai de paiement de 14 jours à compter de la réception de l’invitation à payer. La date limite de paiement est indiquée dans l’e-mail d’accompagnement ou sur l’invitation à payer. Cette procédure n’est bien entendu valable que pour les clients qui choisissent de payer par facturation annuelle.

Un problème s’est posé lors du paiement. Mon agence peut-elle vérifier le statut du paiement ?

Oui, votre consultant Actief gère votre dossier complet et peut donc vérifier à tout moment l’aperçu ou le statut des paiements.

Un client bihebdomadaire paie-t-il les mêmes frais administratifs qu’un client hebdomadaire ?

Nous avons choisi de limiter ces coûts autant que possible et de ne pas faire de distinction entre la fréquence des prestations de l’aide-ménager(ère), le nombre d’heures de prestations ou la taille de l’habitation. De cette manière, nous ne discriminons personne. D’autres sociétés de titres-services facturent souvent un montant plus élevé aux clients qui sollicitent moins d’heures de prestations, mais nous avons résolument choisi de ne pas faire de même. Nous appliquons en effet des frais administratifs indépendamment du nombre d’heures de prestations d’un(e) aide-ménager(ère) : établissement des horaires, vérification de l’adéquation des prestations avec le planning, adéquation des paiements avec les prestations, rémunération, etc.

Les frais administratifs sont-ils remboursés, lorsqu’un(e) aide-ménager(ère) est malade ou absent(e) (à longue durée) ? 

Lorsque vous payez par domiciliation, vous ne payez que des frais administratifs lorsque votre aide-ménager(ère) a effectué au moins 1 prestation au cours du mois précédent. 

Lorsque vous payez par facture annuelle, aucun remboursement n’est prévu en l’absence d’un(e) aide-ménager(ère). Nous mettons évidemment tout en œuvre pour trouver rapidement un(e) remplaçant(e). 

(Vous payez les services de l’aide-ménager(ère) au moyen des titres-services. Il s’agit de frais distincts des frais administratifs).

Que lest le coût administratif pour les clients qui choisissent pour la facturation mais démarrent plus tard dans l’année?

Mois de départ 

Nombre de mois à facturer

Montant facturation 

Janvier

12 

80,00 

Février

11 

73,33 

Mars

10 

66,67 

Avril

9 

60,00 

Mai

8 

53,33 

Juin 

7 

46,67 

Juillet

6 

40,00 

Août 

5 

33,33 

Septembre 

4 

26,67 

Octobre

3 

20,00 

Novembre 

2 

13,33 

Décembre

1 

6,67 

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