Privacyverklaring

Deze Privacyverklaring heeft betrekking op alle vennootschappen die behoren tot de Actief-groep: Actief Interim, Actief Construct, Actief nv en Actief Holding nv. Zij bevat de policy van de Actief-groep met betrekking tot de bescherming van de privacy van alle natuurlijke personen waarvan gegevens worden verwerkt door één van de genoemde vennootschappen. Deze Privacyverklaring houdt rekening met en geeft uitvoering aan de voorschriften van de Europese Verordening 2016/679 van 27-04-2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (‘Data Protection’), die op 25-05-2018 in werking is getreden.

Doel van deze Privacyverklaring

Met deze Privacyverklaring informeren wij  u over de manier waarop wij omgaan met de persoonsgegevens die wij van u verwerken, welke rechten u heeft en welke technische en organisatorische maatregelen wij treffen ter bescherming van uw privacy.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die wij nodig hebben om onze missie als HR-Partner voor ondernemingen te kunnen realiseren. Hierbij zullen wij ons beperken tot de verwerking van enkel deze persoonsgegevens die nuttig zijn in het kader van deze opdracht.
Onder ‘persoonsgegevens’ begrijpen wij alle gegevens die direct of indirect verwijzen naar een bepaalde natuurlijke persoon. Onder ‘verwerking van persoonsgegevens’ begrijpen wij alle verrichtingen die wij als HR-bedrijf nuttig achten voor het vervullen van onze missie: verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden of op een andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.

Hoe komen uw persoonsgegevens bij ons terecht?

Wanneer u gebruik maakt van onze diensten als HR-onderneming, hebben wij onvermijdelijk een aantal persoonsgegevens nodig en zullen wij u vragen om deze gegevens te mogen verwerken. Dit is het geval wanneer u een bedrijf bent en u ons verzoekt om een vacature in te vullen. Maar ook wanneer u solliciteert voor een vacature als uitzendkracht, als werknemer-dienstencheques of als vaste werknemer in een bedrijf waarvoor wij de selectie verzorgen, hebben wij persoonsgegevens van u nodig.
Als u een leverancier van goederen of diensten bent, zullen wij eveneens vragen om een beperkt aantal persoonsgegevens van u te mogen verwerken.

Wanneer u bij ons in dienst treedt als werknemer, hebben wij een aantal persoonsgegevens van u nodig om onze opdracht als werkgever te kunnen vervullen. Wij zullen u bij de indiensttreding vragen om toestemming te geven voor de verwerking ervan.
Wij verwerken geen persoonsgegevens die wij van derden hebben bekomen, tenzij u ons hiervoor de uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven.

Waarvoor zullen wij uw persoonsgegevens gebruiken?

Al naargelang de reden waarom u in contact komt met ons, zullen wij uw persoonsgegevens gebruiken voor één van de volgende activiteiten:

  • contact opnemen via verschillende mogelijke kanalen;
  • recruitment en selectie met het oog op een vaste indiensttreding of een tewerkstelling als uitzendkracht of werknemer-dienstencheques;
  • het sluiten van een arbeidsovereenkomst en de beëindiging ervan;
  • het verspreiden van nuttige informatie en nieuwigheden in de wet;
  • het opmaken van werkplanningen;
  • prestatieverwerking en prestatiecontrole;
  • de loonadministratie en subsidiebeheer;
  • de interne loopbaanbegeleiding;
  • de gezondheidsbeoordeling door de arbeidsgeneesheer;
  • de beveiliging van de werkplaats;
  • de aangifte van arbeidsongevallen;
  • de aansluiting in het kader van aanvullende verzekeringen;
  • het beheer van klanten en leveranciers;
  • technisch-commerciële screening;
  • het debiteurenbeheer;
  • public relations en commerciële promotie;
  • klachtenbehandeling en geschillenbeslechting.

Worden uw persoonsgegevens doorgezonden naar derden?

Uw persoonsgegevens worden enkel verzonden naar personen en instanties buiten Actief, wanneer wij hiertoe een wettelijke verplichting hebben of wanneer u ons hiertoe uitdrukkelijk de toestemming geeft. Wanneer u als werknemer, uitzendkracht of werknemer-dienstencheques voor ons werkt, zijn wij als werkgever wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens door te sturen naar bepaalde overheidsinstellingen in het kader van de sociale zekerheid en de fiscaliteit, of in het kader van een onderzoek door een bevoegde inspectiedienst, de politie of de justitie. Buiten deze gevallen zullen wij u steeds vragen om uw uitdrukkelijke toestemming te geven voor de verwerking van uw persoonsgegevens bijvoorbeeld door de gebruiker waar u als uitzendkracht zal werken of door het sociaal secretariaat dat voor ons de loonadministratie verzekert.

Welke maatregelen hebben wij genomen om uw privacy optimaal te beschermen?

Actief heeft altijd al veel belang gehecht aan een discrete omgang met persoonsgegevens. Met de invoering van de boven vermelde Europese Verordening heeft Actief bijkomende organisatorische en technische maatregelen getroffen om de bescherming van uw privacy te verzekeren, onder andere op het vlak van de beveiliging van de hardware, de beveiliging  van de digitale data-overdracht intern en extern, het beheer van logins en paswoorden, het bijhouden van papieren en digitale dragers van informatie, de beperking van de duur van de bewaring van persoonsgegevens, de vernietiging van persoonsgegevens na verloop van tijd, en de opleiding van haar personeelsleden.
Actief werkt alleen samen met externe verwerkers die voldoende garanties kunnen bieden op een veilige en discrete verwerking van de persoonsgegevens die vanuit Actief aan hen worden toevertrouwd.

Welke rechten heeft u als persoon van wie wij de gegevens verwerken?

U heeft te allen tijde de mogelijkheid om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van u hebben opgeslagen en die wij verwerken.
U heeft het recht om deze persoonsgegevens te laten verbeteren indien u vaststelt dat deze gegevens niet of niet meer in overeenstemming zijn met de realiteit. Wij vragen u wel om de juiste gegevens schriftelijk aan ons te communiceren en te bevestigen.
U heeft te allen tijde de mogelijkheid om de verwerking van persoonsgegevens te laten stopzetten door ons, in de mate dat de wetgeving een stopzetting in de verwerking toelaat. Wanneer u voor ons werkt als werknemer, uitzendkracht of werknemer-dienstencheques moet u er wel rekening mee houden dat bepaalde verwerkingen in het kader van de sociale zekerheid en de fiscaliteit niet zonder meer kunnen worden gestaakt.
U heeft het recht om al uw persoonsgegevens te laten wissen in onze bestanden, in de mate dat wij niet wettelijk verplicht zijn om deze gegevens gedurende een bepaalde termijn te bewaren.
U heeft het recht om bij een verandering van werkgever uw persoonsgegevens te laten transfereren naar uw nieuwe werkgever.

Wat moet u weten bij een bezoek aan onze website?

Bij een bezoek aan onze website worden cookies opgeslagen. Cookies zijn kleine tekstbestanden die toelaten om bij een volgend bezoek van de website persoonlijke instellingen te activeren. Onze website maakt gebruikt van:

  • eigen functionele cookies, van tijdelijke aard, om de toegang en het gebruik van onze website te vergemakkelijken;
  • functionele cookies geproduceerd door Google Analytics, waarvan wij gebruik maken om statistieken bij te houden m.b.t. het bezoek van onze website.

Bij uw bezoek aan onze website dient u ook te weten wat er derde-partij-cookies worden aangemaakt, die worden geplaatst door organisaties zoals YouTube, Twitter, Facebook, enzovoort. Deze cookies zorgen ervoor dat uw gegevens terecht komen bij deze organisaties via de consultatie van onze website. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het al dan niet voldoende privacy-conforme karakter van deze cookies, hiervoor verwijzen wij naar de privacy-verklaringen van deze organisaties.

Indien u niet wenst dat er cookies worden opgeslagen bij uw bezoek van onze website, verzoeken wij uw browserinstellingen te wijzigen.

Waar kan u terecht voor meer informatie over deze Privacyverklaring?

Voor vragen en informatie over deze Privacyverklaring kan u steeds terecht bij de medewerkers van één van de lokale vestigingen van Actief.
Daarnaast beschikt de Actief-groep over een eigen DPO (Data Protection Officer), die voor u zal fungeren als aanspreekpunt bij vragen en klachten. De DPO kan worden gecontacteerd via het e-mailadres DPO@actief.be.

 

Blijf op de hoogte