Menu fr
Onbekend
#133684
Ieper
Fulltime
22-06-2021
Solliciteer nu

All round administratieve assistent m/v

* Onthaal & receptie algemeen

Je bent het eerste aanspreekpunt voor leveranciers, vertegenwoordigers, transporteurs,

bezoekers … en ook alle inkomend telefoonverkeer wordt door jou behandeld en gefilterd.

Je bent m.a.w. dus hét visitekaartje van het bedrijf en zorgt ervoor dat de collega’s en

Directie zo efficiënt mogelijk kunnen werken zonder tijd te moeten verliezen aan niet

prioritaire calls en/of bezoeken.

* Verzendingen & ontvangen van pakketten koerierdienst

Je bent verantwoordelijk voor het versturen en ontvangen van alle pakjes van leveranciers

of voor klanten & prospects.

En als de collega, die verantwoordelijk is voor het magazijnbeheer afwezig is, heb je geen

schrik om zelf de chauffeurs te helpen bij het laden en lossen om te zorgen dat ze ofwel de

juiste lading/goederen afzetten of meenemen.

* Aankoop

Je bestelt dagelijks/wekelijks … alle grondstoffen en verwerkt ook alle inkomende facturen,

na controle, in het digitaal boekhoudsysteem. Je volgt de voorraad proactief op, monitort

de leveringen die moeten binnen komen en zorgt ervoor dat de productie nooit stil valt

door een stockbreuk. Je doet dit niet alleen voor alle grondstoffen om de wafels te maken

maar ook voor alle verpakkingsmateriaal.

* Debiteuren

In opdracht van de Office Manager neem je contact met klanten i.v.m. de status van hun

betaling(en).

* Transport & Logistiek

Op aangeven van de Office Manager plan je de transporten in en monitor je continu welke

transporteur wanneer moet langskomen om wat op te halen of te leveren. En wanneer een

transporteur zich niet aanmeldt op het aangekondigde of gevraagde tijdstip dan neem je

pro-actief contact met de transportfirma . Je houdt ook je collega, die het magazijnbeheer

doet, “real time” op de hoogte. En wil een klant weten hoeveel verpakkingen, dozen er op

een bepaald type pallet kunnen geplaatst worden, dan ben jij diegene die met de online

tool “on pallet” heel vlug simulaties kan maken.

* ad hoc administratieve ondersteuning

Je bent ook zowel de rechter- & linkerhand van de Office Manager en zorgt voor

continuïteit van alle essentiële taken wanneer de Office Manager afwezig is.

Je wordt in je functie aangestuurd en gecoacht door de Office Manager die de algemene

verantwoordelijkheid draagt van de administratieve flow van het bedrijf.

Wat wij van jou vragen:

- minstens secundair onderwijs richting handel/kantoor of hoger onderwijs of
gelijkgesteld door ervaring
- zeer vlot meertalig zowel spreken als schrijven: NL - FR - E /kennis D of andere talen is
een pluspunt
- minimum 3 j. effectieve werkervaring in een gelijkaardige functie
- vlot aan de telefoon (inkomend en uitgaand telefoonverkeer)
- goede kennis van MS Office
- nauwkeurig, geconcentreerd en zeer accuraat werken is een evidentie
- goede basiskennis boekhouden - ervaring met Expert M is een pluspunt
- basiskennis van ERP-software
- pluspunt : kennis en ervaring van CODA-box, BilltoBox
- je bent zeer leergierig en bent een echte hands on “problemsolver”
- je hebt een ongelooflijke drive en positieve ingesteldheid
- collegialiteit en respect voor anderen draag je hoog in je vaandel

Wat wij jou bieden:

Je komt terecht in een stabiele KMO te Ieper. 
We bieden jou een fulltime functie met extra legale voordelen. 

Solliciteer nu

Vragen over deze vacature?

Actief Interim Ieper
Rijselstraat 63
8900  Ieper

Waarom Actief

  • Solliciteer binnen 1 minuut
  • Meer dan 80 kantoren
  • Meteen aan de slag!