Executive Assistant (m/v)

Je biedt volledige administratieve en organisatorische ondersteuning aan het Senior Executive Leadership Team (VP HR, VP Finance, ...)

1. Executive ondersteuning

- algemene high-level administratieve en organisatorische ondersteuning

- meewerken aan vertrouwelijke taken en projecten

- voorbereiden en opvolgen van meetings en dossiers

- travel-arrangements, behandeling van visum-aanvragen…

- organisatie van interne en externe evenementen

- opmaak van rapporten (statistieken, financiëel, aandachtspunten)

- maken van vertalingen

2. Communicatiemanagement

- Beheer inkomende communicatie, screenen en behandelen van correspondentie en telefoongesprekken voor de gedelegeerd bestuurder en ME-leden volgens de prioriteiten.

- Eerste aanspreekpunt interne en externe bezoekers

3. Administratie

- Data-management

- Behandelen van trainingsschema's voor M3-leden in samenwerking met HR.

- Aanmaken en afhandelen van PO en leveranciers in SAP en opvolgen tot betaling van factuur.

- Beheer bedrijfscreditcards.

Wat wij van jou vragen:

- Je behaalde een Bachelor Office Management of gelijkwaardig door ervaring

- Je hebt minstens 5 jaar relevante ervaring in Management support

- Je beweegt je vlot binnen een complexe beleids-, proces- en mensgerelateerde organisatiedynamiek.

- Je bent discreet en loyaal en hebt een mature, diplomatieke persoonlijkheid met sterke people-skills, die in staat is op behoeftes van meerdere belanghebbenden te anticiperen en deze in evenwicht te brengen

- Daarnaast werk je nauwkeurig en weet je als geen ander je prioriteiten te stellen en deadlines te halen

- Je bent communicatief sterk, zowel gesproken als geschreven en past je vlot aan aan je gesprekspartners

- je bent vlot drietalig N/F/E , kennis van andere talen is een pluspunt

Wat wij jou bieden:

- uitdagende en zeer gevarieerde functie in boeiende, internationale werkomgeving

- motiverende voorwaarden