Je biedt volledige administratieve en organisatorische ondersteuning aan het Senior Executive Leadership Team (VP HR, VP Finance, ...)
1. Executive ondersteuning
- algemene high-level administratieve en organisatorische ondersteuning
- meewerken aan vertrouwelijke taken en projecten
- voorbereiden en opvolgen van meetings en dossiers
- travel-arrangements, behandeling van visum-aanvragen…
- organisatie van interne en externe evenementen
- opmaak van rapporten (statistieken, financiëel, aandachtspunten)
- maken van vertalingen
2. Communicatiemanagement
- Beheer inkomende communicatie, screenen en behandelen van correspondentie en telefoongesprekken voor de gedelegeerd bestuurder en ME-leden volgens de prioriteiten.
- Eerste aanspreekpunt interne en externe bezoekers
3. Administratie
- Data-management
- Behandelen van trainingsschema's voor M3-leden in samenwerking met HR.
- Aanmaken en afhandelen van PO en leveranciers in SAP en opvolgen tot betaling van factuur.
- Beheer bedrijfscreditcards.
- Je behaalde een Bachelor Office Management of gelijkwaardig door ervaring
- Je hebt minstens 5 jaar relevante ervaring in Management support
- Je beweegt je vlot binnen een complexe beleids-, proces- en mensgerelateerde organisatiedynamiek.
- Je bent discreet en loyaal en hebt een mature, diplomatieke persoonlijkheid met sterke people-skills, die in staat is op behoeftes van meerdere belanghebbenden te anticiperen en deze in evenwicht te brengen
- Daarnaast werk je nauwkeurig en weet je als geen ander je prioriteiten te stellen en deadlines te halen
- Je bent communicatief sterk, zowel gesproken als geschreven en past je vlot aan aan je gesprekspartners
- je bent vlot drietalig N/F/E , kennis van andere talen is een pluspunt
- uitdagende en zeer gevarieerde functie in boeiende, internationale werkomgeving
- motiverende voorwaarden