Menu fr

Hoe Actief de mens centraal zet in zijn digitalisering

Thursday 22 June 2023

Drie jaar geleden begon HR-specialist Actief (vooral bekend van zijn uitzendkantoren) aan een ingrijpend digitaliseringsproject. Het doel: het leven van zowel medewerkers, als klanten én kandidaten zo gemakkelijk mogelijk maken. Dat lukte én het katapulteerde Actief meteen naar de kop van het peloton wat betreft digitalisatie. Digital Director Sören Seels geeft tekst en uitleg.

Het Belgische Actief is al zowat 35 jaar actief in de HR-wereld en dat in vijf Europese landen. In ons land heeft het zo’n 90 kantoren. “Tot enkele jaren geleden gebruikten we voor onze IT één overkoepelend softwarepakket”, vertelt Sören. “Maar we voelden dat we stilaan op de grenzen begonnen te botsen. Om dat op te lossen, moesten we schoon schip maken. We hebben al onze processen uitgetekend op papier, de pijnpunten opgelijst en per proces de beste software aangekocht die we konden vinden. En als het niet bestond, hebben we het zelf gebouwd.”

Portalen

De meest in het oog springende vernieuwing zijn de verschillende online portalen die Actief opzette, vertelt Sören. “Die liggen als een soort schil boven op de software en zorgen dat alles samenkomt. We hebben portalen voor zowel interne medewerkers als klanten en uitzendkrachten. Voor uitzendkrachten betekent dat bijvoorbeeld dat zij al hun documenten digitaal kunnen ontvangen en ondertekenen. Deze moesten vroeger ondertekend worden, dan ingescand, dan moesten ze doorgemaild worden…dat was telkens een hoop gedoe. Met dit systeem gaat alles veel sneller, gebruiksvriendelijker en correcter. Kandidaten hebben in hun portaal ook zicht op een eigen planningstool waar ze lopende sollicitaties en opdrachten kunnen checken. Daar kunnen ze ook zelf hun beschikbare periodes, afwezigheden en ziekte- en vakantiedagen ingeven.”

Digitale flow

Voor de klanten startte Actief eenvoudig, met een digitale offerte-tool. “Ondertussen kunnen ze bijvoorbeeld ook informatie en presentaties die een uitzendkracht moet zien, digitaal ter beschikking stellen. Als kers op de taart kunnen klanten nu ook timesheets bevestigen. Timesheets moeten gevalideerd worden, maar durven al eens te veranderen, wat vroeger vaak aanleiding gaf tot heel wat heen en weer getelefoneer met onze HR Consultant. Nu is die volledige flow gedigitaliseerd en kan de klant met één druk op de knop prestaties valideren. Dat gaat alweer sneller en correcter. Sommige klanten nemen, via de tool, de planning ook deels zelf in handen. Het bedrijf vult al zijn beschikbare mensen en data in. Wij zoeken dan personeel voor de momenten waar het nodig is. Zo evolueren we naar een self service-tool.”

Momenteel activeert driekwart  van alle uitzendkrachten het portaal. Ongeveer twee derde ondertekent zijn of haar documenten digitaal. Twee derde van de klanten gebruikt digitale timesheets, driekwart van hen bevestigt zo de prestaties van het uitzendpersoneel. “We houden ook alle gegenereerde data bij in PowerBI”, legt Sören uit. “Zodat we onze rapporteringen (zowel intern als naar klanten toe) kunnen onderbouwen met solide cijfers. We meten elke stap in onze processen, van sollicitaties tot en met facturatie. Dat is uniek in onze sector. We zijn een bescheiden bedrijf en we blijven dat ook, maar wat de digitalisering betreft mogen we echt wel fier zijn op wat we hebben gerealiseerd".

Menselijk contact

Al die digitale inspanningen hebben - naast gebruiksgemak, efficiëntiewinst en nog minder foutenlast trouwens ook een groter, overkoepelend doel, stelt Sören. “Dankzij onze digitalisering ondersteunen we onze kantoren bij het screenen en matchen, bij het snel en efficiënt verwerken van planning bij onze grote klanten en bij het optimaliseren van processen zoals contracten aanmaken en prestaties verwerken. Maar uiteindelijk zorgen we ook dat er meer tijd vrij komt voor het persoonlijk contact met uitzendkrachten en klanten. Dat blijft primordiaal. Het is zeker niet de bedoeling om naar een uitzendkantoor zonder mensen te evolueren. Integendeel, de persoonlijke aanpak en de lokale focus worden versterkt. We willen méér kandidaten zien en spreken, zodat we nog beter op hun wensen kunnen inspelen én op de noden van onze klanten.”

Om af te sluiten: een blik op de toekomst. Waar gaat dit alles naar toe, welke evoluties komen er aan? “Natuurlijk kijken wij naar de ontwikkelingen van zaken als artificiële intelligentie. Maar we doen dat op onze eigen manier. Niet omdat het nieuw is of omdat er veel over wordt geschreven, maar om te kijken of we kunnen optimaliseren en meerwaarde kunnen creëren voor onze uitzendkrachten, onze klanten en onze eigen mensen. Pas op, ik geloof zeker in AI. Maar dan wel ter ondersteuning en niet om mensen te vervangen. Want wij geloven dat mensen het verschil maken in elke organisatie."

Interview voor Le Vif.

 

Sören Seels

Digital Director