Il y a trois ans, le spécialiste des ressources humaines Actief s’est lancé dans un projet radical de numérisation. Objectif : faciliter au maximum la vie des intérimaires, des clients et des collaborateurs. Ce projet a propulsé Actief
à la pointe en termes de numérisation. Sören Seels, responsable des solutions numériques, nous en dit plus.
L’entreprise belge Actief officie dans les RH depuis environ 35 ans dans cinq pays d’Europe et possède 90 agences en Belgique.
« Jusqu’il y a peu, nous utilisions un progiciel global pour notre informatique », explique Sören. « Mais nous avons senti que nous commencions à atteindre nos limites. Nous avons alors répertorié nos processus, dressé la liste des points problématiques et acheté le meilleur logiciel disponible pour chaque processus. Et quand il n’existait pas, nous l’avons créé nous-mêmes. »
Des portails
L’innovation majeure réside dans les différents portails en ligne d’Actief, confie Sören. « Nous avons des portails pour les intérimaires, les clients et les collaborateurs internes. Les travailleurs temporaires, par exemple, peuvent maintenant recevoir et signer tous leurs documents numériquement. Alors qu’auparavant, ces documents devaient être signés, puis scannés, puis envoyés par la poste, ce qui était fastidieux. Tout est beaucoup plus rapide, plus convivial et plus précis. Les travailleurs temporaires ont également accès à leur propre outil de planification pour suivre les demandes et les missions en cours. Ils peuvent également indiquer leurs périodes disponibles, leurs absences et leurs jours de maladie et de congés. »
Un flux numérique
Pour les clients, Actief a démarré de manière simple, avec un outil de devis numérique. « Ils peuvent, par exemple, mettre à disposition sous forme numérique les informations et les présentations dont les travailleurs temporaires ont besoin. Cerise sur le gâteau, les clients peuvent également approuver les timesheets de manière numérique. Ils doivent être approuvés, mais ils peuvent aussi être modifiés, ce qui auparavant donnait souvent lieu à des allers-retours téléphoniques avec notre consultant RH. L’ensemble de ce flux est désormais numérisé et les clients peuvent valider les prestations en un clic. Certains clients, grâce à l’outil, prennent également partiellement le contrôle de la planification.
L’entreprise renseigne toutes les personnes disponibles et leurs données, et nous recherchons ensuite du personnel quand c’est nécessaire. Nous évoluons ainsi vers un outil en libre-service. »
Trois quarts des travailleurs temporaires utilisent le portail et environ deux tiers signent leurs documents numériquement. Tandis que deux tiers des clients utilisent des timesheets numériques et trois quarts confirment les prestations du personnel intérimaire de cette manière. « Nous gardons également une trace de toutes les données générées dans PowerBI», explique Sören, « afin de pouvoir étayer nos rapports (en interne et à l’intention des clients) par des chiffres solides. Nous mesurons chaque étape de nos processus, des demandes d’emploi à la facturation. C’est unique dans notre secteur et nous pouvons vraiment être fiers de ce que nous avons accompli. »
Un contact humain
Tous ces efforts numériques visent également un objectif plus vaste, confie Sören. « Grâce à la numérisation, nous aidons nos agences à effectuer des vérifications et des rapprochements, à traiter rapidement et efficacement la planification chez nos grands clients et à optimiser les processus tels que la création de contrats et le traitement des prestations. Mais cela nous permet aussi de libérer plus de temps pour les contacts personnels avec les intérimaires et les clients. Ce qui reste primordial. Nous n’avons pas l’intention de devenir une agence de placement sans personnel. Au contraire, l’approche personnelle et l’orientation locale seront renforcées. Nous voulons voir et parler à davantage de candidats, afin de pouvoir répondre encore mieux à leurs souhaits et à ceux de nos clients. »
Pour conclure, jetons un regard sur l’avenir. « Nous nous intéressons bien sûr aux évolutions technologiques telles que l‘IA. Pas parce que ça fait le buzz, mais pour voir si cela nous permet d’optimiser les processus et de créer de la valeur ajoutée pour nos intérimaires, nos clients et nos collaborateurs. Je crois fermement en l’IA.
Mais en soutien des personnes et pas pour les remplacer. Car nous pensons que ce sont les personnes qui font la différence au sein d’une organisation. »
Interview pour Le Vif.
Sören Seels
Digital Director